8 Claves para la organización de un evento corporativo

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8 Claves para la organización de un evento corporativo

por: Fabián Barrera

6 de Abril, 2017

Creado por Katemangostar – Freepik.com

Los eventos corporativos han ido cobrando mayor importancia en la creación de las estrategias de marketing y comunicaciones como un elemento fundamental para acercar la marca al público objetivo. La organización de eventos de lanzamiento, conferencias, convenciones, ferias corporativas, entre otros; demandan una cantidad de tiempo y esfuerzo considerable, y aunque deben ser pensados de acuerdo al formato, hay una serie de puntos que son transversales y esenciales para todos.

  1. Trazar un objetivo: un evento debe pensarse como un proyecto, y como tal debe tener un objetivo definido. ¿Qué es lo que quiero lograr más allá de su realización? Definir un propósito, como por ejemplo, generar engagement en mi público objetivo, abre paso a la definición de otros puntos a tener en cuenta.

  1. Definir la audiencia: conocer mi público objetivo es clave, pues son quienes nos marcan la pauta para saber el tipo de evento que debemos realizar, el contenido que debemos entregar, entre otros aspectos.

  1. Crear el contenido: la definición de los mensajes que quiero transmitir antes, durante y después del evento; es uno de los punto más importantes que se deben tener en cuenta. Actualmente la generación de contenido es una área que ha cobrado relevancia y no en vano, pues el contenido debe ir asociado a la marca y a la actividad o dinámica planeada para el evento.

  1. Determinar la mecánica: establecer la dinámica del evento, es factor muy importante, pues es la guía para definir otros puntos, como por ejemplo:

  • Lugar: escoger el sitio determina el éxito o el fracaso del evento, pues es necesario pensar en las vías de acceso, los medios de transporte cercanos, parqueaderos, cercanía a las zonas empresariales; entre otros.

  • Agenda del evento: en función del objetivo, tendrás que crear el minuto a minuto del evento, determinar si vas a crear diferentes sesiones, si tienes que dejar un espacio para un coffee break, lo que además te traerá otra tarea a tener en cuenta si hace lo determinas, y será el menú.

  • El montaje: para esto hay que determinar el número de asistentes, si implica una estructura más grande, un lugar más grande, entre otros factores.

  • Los recursos: y en este punto no solo se debe tener en cuenta el dinero, si no además, el personal del que tendríamos que disponer antes, durante y después del evento.

  • Generar experiencias: para que nuestro evento sea inolvidable, hay que hacer actividades diferentes, hacer partícipes a los asistentes, crear discursos inspiradores. Aquí la creatividad juega un papel muy importante, para lograr una conexión con nuestro público objetivo.

  1. Establecer un presupuesto: este punto sobre todo, hay que tenerlo claro desde el inicio, para no generar falsas expectativas, pues si bien hay que sacarle el mayor provecho al dinero, es necesario manejar un balance entre lo que quiero y puedo hacer. Tener las expectativas claras , principalmente cuando trabajas con agencia, permitirá evitar el retrabajo y cumplir con las fechas pactadas.

  1. Identificar los stakeholders: trabajar con diferentes personas puede ser un poco complicado, sin embargo, si identificamos las personas que tendrán que ver con las actividades de mi evento, tanto al interior de la compañía, o de la agencia contratada; hará que nuestro trabajo se coordine y todos los procesos se den correctamente. Lo ideal será planear una reunión de apertura o Kick Off, para definir cuáles van a ser los roles y responsabilidades de cada uno.

  1. Crear un cronograma de actividades: para esto es necesario tener en cuenta varios aspectos:

  • Grupo de actividades: de acuerdo a las etapas del evento, por ejemplo: para la convocatoria se debe tener en cuenta el envío de invitaciones, las llamadas de confirmación, entre otras tareas.

  • Responsable: el encargado de hacer las entregas o dar cumplimiento a las tareas, asignar un responsable o doliente a cada actividad.

  • Fechas (inicio-entrega-buffer time): definir las fechas en las que iniciarán y culminarán las tareas, además de contemplar que deben ser revisadas y ajustadas en un tiempo determinado.

  • Cuidar de los detalles: por mínimos que parezcan, hay que pensar en absolutamente todo, dejar tareas a la deriva sin responsables puede traernos mucho más trabajo. Para tenerlo todo bajo control, debemos incluir actividades como por ejemplo: si invitamos a personas que viven fuera de la ciudad, tendría que tener en cuenta sus itinerarios de vuelo, coordinar el transporte, tener sus nombres en una pancarta para esperarlos en el aeropuerto, etc.

  1. Solicitar asesoría de expertos: independientemente de la cantidad de dinero, del tiempo disponible y de la complejidad del evento; la asesoría de un experto es indispensable para cumplir con el objetivo trazado. Si bien hacerlo in house reduce los costos, hay que tener en cuenta el tiempo que demanda. Además la experiencia es un factor fundamental para lograr el éxito y no poner en riesgo la marca que representamos. Si tienes poca o ninguna experiencia en la planificación de eventos, asóciate con un profesional cualificado con un largo historial de éxitos en el sector.

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Natalia Silva

Natalia Silva

Comunicadora Social y Periodista con experiencia en estrategias de marketing digital, comercio electrónico y transformación digital B2B y B2C

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