Las mejores prácticas para gestionar tu equipo de trabajo de forma productiva desde casa

Ante las circunstancias que se presentan en todo el mundo, el teletrabajo o el trabajo en casa, también conocido como Home Office, ha sido la modalidad que ha permitido que diferentes sectores económicos permanezcan activos y se vean lo menos afectados posible por la crisis actual.

Aquí es donde el verdadero reto ha de ser asumido ¿cómo mantener activo un negocio mientras todos los colaboradores realizan sus actividades desde el hogar? ¿Qué prácticas se deben adoptar?

En primera instancia, vamos a mencionar varias generalidades que tienen que ver con las ventajas de trabajar en casa y en segundo lugar, para saber cómo asumir este reto, hablaremos de tres desventajas que son de atención e interés prioritarios para poder adaptar el trabajo a esta época que, probablemente, sea en adelante una forma de trabajo adoptada por muchas empresas incluso después de la crisis presentada por el Covid-19. 

Luego de hablar de ventajas, desventajas y cómo evitarlas o gestionarlas, recomendaremos herramientas de mucha utilidad para los equipos de trabajo. Nos hemos ausentado de las vías y el transporte público.

  • Las  capitales de los países se encuentran en su mayoría diseñadas de forma tal que muchas de las empresas y lugares importantes se ubican geográficamente al centro y al norte, lo que hace que muchos trabajadores tengan que pasar mucho tiempo en el transporte público para llegar de la casa al trabajo y del trabajo a la casa.

Este tiempo ahora se ahorra y el desgaste por el desplazamiento también, lo que permite que estemos mucho más dispuestos y con más energía al realizar nuestras labores. Es tiempo que puede aprovecharse para realizar actividades de ocio o compartir más en familia.

Estar en casa permite que nos ocupemos del hogar con mayor disposición

  • En muchas oportunidades estar en la oficina ha impedido que nos ocupemos de los asuntos que ocurren en casa. Esto genera estrés y también nos desconcentra del trabajo.

Sin embargo, al estar en casa, contamos con más tiempo y disposición para estar al pendiente de los asuntos familiares y del hogar sin que esto implique quitarle tiempo al trabajo. Este punto nos permite pasar a hablar de las desventajas.

Aprovechar estas ventajas es necesario pero no se debe caer en el error de aumentar la carga laboral bajo este pretexto, sino que hay procesos que pueden ser optimizados, la rutina laboral puede ser diferente. 

La balanza entre tener más tiempo en casa y trabajar como en la oficina

  • Aunque se puede reducir el estrés generado por el transporte, puede aumentar la ansiedad y la preocupación por un proyecto que no sale a flote tras no rendir en casa lo mismo que en la oficina. Debemos preguntarnos ¿cómo asumimos el trabajo desde casa? Es fundamental tener claridad en que, aunque tenemos más tiempo para otras actividades, al ser primíparos en esta modalidad de trabajo, no podemos asumir que todo irá como en la oficina.

Cosas simples como no estar en pijama todo el día o levantarse temprano son importantes para tener, en primer lugar, la disposición necesaria para asumir el trabajo desde casa con la responsabilidad que se requiere. En segundo lugar, evitar al máximo todo tipo de distracciones como el teléfono, la televisión, la música y demás. Todo en su momento justo.

Permanecer quietos no es una buena idea

  • Estar tanto tiempo sin caminar, que es necesario para el cuerpo, puede afectar el rendimiento en nuestras actividades cotidianas. Un buen consejo es agendar una jornada de ejercicios o de baile cada semana para el equipo de trabajo ya que, al no estar lo suficientemente oxigenados, no solo podemos afectar nuestra salud en el aspecto motriz sino que incluso el corazón puede tener complicaciones si se pasa mucho tiempo sin actividad física.

La comunicación es más vital ahora, pero requiere de absoluta eficacia.

  • Las herramientas de videollamada son más utilizadas que en ninguna otra época, pero también toman bastante tiempo y no siempre se va al grano durante las reuniones virtuales. Es indispensable que las llamadas de trabajo sean lo más cortas y claras posible, hay que permitir que cada trabajador tenga claras sus funciones del día durante una comunicación cada mañana y quizás al finalizar la jornada.

 La diferencia entre el home office actual y el que se había hecho antes de la pandemia, es que nuestro tiempo libre también es en casa y las actividades al aire libre y en el espacio público son restringidas. No estamos acostumbrados a estar tanto tiempo en nuestros hogares, la salud mental puede verse afectada tanto por no compartir con los compañeros de trabajo como por la cantidad de tiempo que permanecemos alejados.

Para resolver lo mencionado en el párrafo anterior, pueden agendarse uno o dos espacios a la semana para charlar de cosas diferentes al trabajo en una llamada grupal. ¿Qué tal unas partidas de parchis este viernes después del trabajo? Lo importante aquí es no permitir que la distancia elimine la interacción por completo. 

Algunas herramientas digitales útiles para el home office

Para videollamadas: Google Meet, Zoom y Ovoo son las herramientas digitales para video llamadas gratuitas más utilizadas en la actualidad. con el calendario de Google puedes agendar sus reuniones y videollamadas de forma tal que cada vez que programas un encuentro, cada participante recibirá una notificación en su correo.

Para gestionar tus proyectos: Te recomendamos usar Trello, Asana o Basecamp, las tres son de mucha utilidad y se aprende a manejarlas en muy poco tiempo. Funcionan como tableros en los que vas agendando las tareas para cada proyecto que tengas sobre la marcha. Estas herramientas permiten conexión con Google Drive.

Para almacenar los archivos de trabajo: Las dos herramientas más utilizadas para el almacenamiento e intercambio de documentos en la nube son Google Drive y Dropbox, obtén el mayor provecho de este servicio de almacenamiento compartido en la nube que te brindan google y Microsoft.

Mauricio Barahona

Mauricio Barahona

Comunicador social y periodista con experiencia en redacción para medios digitales, radio y locución. Facultades para redacción de todo tipo de textos y generación de contenidos y estrategias de comunicación.

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