Diante das circunstâncias que ocorrem no mundo inteiro, o home office foi a modalidade que permitiu que diferentes setores econômicos continuem ativos e minimizem as consequências da crise atual.
Aqui é onde o verdadeiro desafio precisa ser reconhecido. Como manter ativo um negócio enquanto todos os colaboradores fazem as suas atividades em casa? Que práticas devem ser adotadas?
Em primeiro lugar, vamos mencionar várias generalidades que se relacionam com as vantagens de trabalhar em casa e, em segundo lugar, para saber como encarar esse desafio, falaremos de três desvantagens importantes para poder adaptar o trabalho a essa época que, provavelmente, seja daqui para frente uma forma de trabalho adotada por muitas empresas, inclusive depois da crise apresentada pela Covid-19.
Depois de falar das vantagens, das desvantagens e de como evitá-las ou controlá-las, vamos recomendar ferramentas muito úteis para as equipes de trabalho.
- Saímos das ruas e do transportes públicos. As capitais dos países são, em sua maioria, estruturadas de uma forma em que muitas das empresas e lugares importantes estão localizados no centro e no norte. Isso faz com que muitos trabalhadores tenham que passar muito tempo no transporte público no trajeto de casa para o trabalho.
Agora se poupam o tempo e o desgaste provocado pelo deslocamento, o que permite que estejamos muito mais dispostos e com mais energia ao realizar nossas tarefas. É tempo que pode ser aproveitado para realizar atividades de lazer ou estar com a família.
Estar em casa permite ter mais disposição para cuidar do lar.
- Em muitos casos, estar no escritório impede que cuidemos de assuntos que acontecem em casa. Isso gera estresse e também nos desconcentra no trabalho.
Porém, ao estar em casa, temos mais tempo e disposição para estar atentos às questões familiares e do lar sem que isso signifique tirar tempo do trabalho. A partir deste ponto é possível falar das desvantagens.
É necessário aproveitar essas vantagens, mas não devemos cair no erro de aumentar a jornada de trabalho por isso. Existem processos que podem ser otimizados, e a rotina profissional pode ser diferente.
O equilíbrio entre passar mais tempo em casa e trabalhar como no escritório
- Embora seja reduzido o estresse provocado pelo transporte, pode aumentar a ansiedade e a preocupação por um projeto que não anda por não ter o mesmo rendimento em casa, se comparamos com o escritório. Devemos nos perguntar: como nos responsabilizamos em home office? É fundamental entender que, embora tenhamos menos tempo para outras atividades, ao estar neste modo de trabalho pela primeira vez, não podemos achar que vai ser a mesma coisa que ir ao escritório.
Coisas simples como não ficar de pijama o dia inteiro ou levantar cedo são importantes para ter, em primeiro lugar, a disposição necessária para encarar o home office com a responsabilidade necessária. Em segundo lugar, evitar ao máximo distrações como o telefone, a televisão, a música e outras. Tudo tem a sua hora.
Ficar quieto não é uma boa ideia
- Ficar tanto tempo sem andar, o que é necessário para o corpo, pode afetar o rendimento das nossas atividades cotidianas. Uma boa dica é programar uma série de exercícios ou dança uma vez por semana para a equipe, já que, por não estarmos suficientemente oxigenados, não só podemos afetar a nossa saúde no aspecto motor, mas também até o coração pode ter complicações se passa muito tempo sem atividade física.
A comunicação é mais vital agora, mas requer eficácia absoluta.
- As ferramentas de videoconferência são mais usadas hoje que em nenhum outro momento, mas também demandam bastante tempo e nem sempre se é direto nas reuniões virtuais. É indispensável que as ligações de trabalho sejam as mais curtas e claras possíveis. É preciso apresentar a cada funcionário as suas funções diárias em uma conversa pela manhã e talvez no final do dia.
A diferença do home office atual e o que se fazia antes da pandemia é que o nosso tempo livre também é em casa e as atividades ao ar livre e em espaços públicos são restritas. Não estamos acostumados a estar tanto tempo nas nossas casas. A saúde mental pode ser afetada tanto por não conviver com os colegas de trabalho como pelo tempo que ficamos distanciados.
Para resolver o que falamos no parágrafo anterior, é possível marcar uma ou duas reuniões semanais para falar de coisas diferentes do trabalho em uma videoconferência grupal. Que tal uns jogos de ludo na sexta-feira depois do trabalho? Aqui o importante é não permitir que a distância elimine a interação por completo.
Algumas ferramentas digitais úteis para o home office:
Para videoconferências: Google Meet, Zoom e Ovoo são as ferramentas digitais para videoconferências gratuitas mais usadas na atualidade. Na Google Agenda você pode agendar as suas reuniões e videoconferências de tal forma que, cada vez que você marca um encontro, todos os participantes receberão uma notificação por e-mail.
Para gerenciar os seus projetos: Recomendamos que você use Trello, Asana ou Basecamp. Os três aplicativos são muito úteis e em muito pouco tempo se aprende a usar. Funcionam como painéis em que você vai agendando as tarefas para cada projeto em andamento. Essas ferramentas podem ser conectadas ao Google Drive.
Para armazenar os arquivos de trabalho: as duas ferramentas mais usadas para o armazenamento e o compartilhamento de arquivos na nuvem são o Google Drive e o Dropbox. Aproveite ao máximo esses serviços de armazenamento compartilhado em nuvem oferecidos por Google e Microsoft.
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