POLÍTICA GLOBAL DE PRIVACIDAD Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES – LAT ONE GROUP

Lat One Group, como responsable del tratamiento de los datos personales suministrados por los titulares de la información a nivel internacional, en cada una de las sedes donde se encuentra ubicada y considerando el derecho a la intimidad y el derecho a la protección de datos personales, como derechos fundamentales de los titulares, es consciente de la importancia de la protección y salvaguarda de los la información por lo que define y pone en conocimiento de los titulares, la siguiente política global de privacidad y tratamiento de datos personales.

Lat One Group está compuesto actualmente por las siguientes empresas:

LATITUDE MARKETING SOLUTIONS S.A.S en Colombia con identificación Nit: 900.109.756-4
GRUPO LAT ONE S.A. CV en México con identificación RFC GLO1708309V2
GRUPO MARKETING LAT ONE S.R.L en Argentina con identificación CUIT: 30-71569577.
LATITUDE MARKETING SOLUTIONS SAC en Perú con identificación RUC 20516503361
LAT ONE INTERNACIONAL LLC en Miami con identificación EIN: 45-4832235

Esta política es aplicable a toda la información que almacene, gestione o recolecte Lat One Group donde se incluyan datos personales de titulares.

Lo dispuesto en la política de privacidad y tratamiento de datos personales es de obligatorio cumplimiento por parte de Lat One Group, sus directivos, colaboradores, contratistas, empleados y terceros con los que se tenga cualquier vínculo.

1. OBJETIVO

Con la implementación de la política de privacidad y tratamiento de datos personales, Lat One Group garantiza la protección de los datos personales contenidos en bases de datos y/o archivos que se obtengan en desarrollo de su objeto social, en aras de materializar la efectividad del derecho de privacidad de la información y demás garantías constitucionales y legales reconocidas a los titulares.

2. DEFINICIONES

a) Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales;
b) Aviso de privacidad: comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
c) Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento;
d) Consentimiento: Manifestación de la voluntad del titular de los datos mediante la cual se efectúa el tratamiento de los mismos.
e) Dato personal: Es cualquier pieza de información vinculada a una o varias personas determinadas o determinables o que puedan asociarse con una persona natural o jurídica. Los datos personales pueden ser públicos, semiprivados o privados.
f) Datos sensibles: Datos personales que revelan origen racial y étnico, opiniones políticas, convicciones religiosas, filosóficas o morales, afiliación sindical e información referente a la salud o a la vida sexual.
g) Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento;
h) Habeas Data: recurso legal a disposición de todo individuo que permite acceder a un banco de información o registro de datos que incluye referencias informativas sobre sí mismo. El sujeto tiene derecho a exigir que se corrijan parte o la totalidad de los datos en caso de que éstos le generen algún tipo de perjuicio o que sean erróneos.
i) Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos;
j) Titular de la información: Persona natural o jurídica cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento;
k) Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
l) Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
m) Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del responsable.

3. SOBRE LOS PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Para lograr el objetivo de la política de privacidad y tratamiento de datos personales definida por Lat One Group, se debe dar cumplimiento a los siguientes principios:

a) Principio de legalidad

Lat One Group garantiza que el tratamiento realizado a los datos personales de los titulares se hará de acuerdo con lo dispuesto en las leyes correspondientes y en las disposiciones que las desarrollen.

b) Principio de finalidad:

Lat One Group define en la política de privacidad y tratamiento de datos personales, las finalidades de recolección de la información y las dispone para conocimiento en todo momento por parte de los titulares de la información.

c) Principio de libertad:

Lat One Group garantiza que el tratamiento de los datos de los titulares soló será ejercido con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no serán obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento. Se entenderá que el titular consiente tácitamente el tratamiento de sus datos, cuando habiéndose puesto a su disposición el aviso de privacidad, no manifieste su oposición.

El consentimiento podrá ser revocado en cualquier momento por parte del titular.

d) Principio de veracidad o calidad:

Lat One Group se compromete a que la información sujeta de Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. De igual manera se compromete a no realizar el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

e) Principio de transparencia:

Lat One Group garantiza que el titular pueda obtener la información sujeta de tratamiento en cualquier momento y sin restricciones.
En caso de realizar cesión de la información se informará a los titulares respecto a la información que se va a ceder.

f) Principio de acceso y circulación restringida:

Lat One Group solo permitirá el acceso de la información del titular, con el previo consentimiento de este y en caso de requerirse cesión de la información informará sobre la finalidad correspondiente. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la presente ley;

g) Principio de seguridad:

Lat One Group como responsable del tratamiento de datos personales se compromete a adoptar las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. La obligación y responsabilidad de Lat One Group, se limita a disponer de los medios adecuados para este fin.

Lat One Group, no garantiza la seguridad total de su información ni se responsabiliza por cualquier consecuencia derivada de fallas técnicas o del ingreso indebido por parte de terceros a la Base de Datos o archivo en los que reposan los datos personales objeto de tratamiento por parte de Lat One Group, y sus Encargados.

Lat One Group, exigirá a los proveedores de servicios que contrata, la adopción y cumplimiento de las medidas técnicas, humanas y administrativas adecuadas para la protección de los Datos Personales en relación con los cuales dichos proveedores actúen como Encargados.

h) Principio de confidencialidad:

Lat One Group garantiza que todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos guarden adecuada reserva de la información inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento.

4. INFORMACIÓN DEL RESPONSABLE Y ENCARGADO DEL TRATAMIENTO

Nombre o Razón Social: LAT ONE GROUP
Nit. 900.109.756-4
Dirección. Carrera 51 # 102 A 39 Bogotá D.C, Colombia.
Correo electrónico. dataprivacy@latonegroup.com
Página Web. https://latonegroup.com

5. SOBRE LA FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

Lat One Group, en el desarrollo de su objeto social y actividades misionales de Mercadeo y Publicidad, tales como la prestación de servicios logísticos para la organización, montaje y ejecución de eventos, requiere convocar público objetivo de acuerdo con el requerimiento de sus clientes, que demanda la recolección, conservación, uso y disposición de estos datos.

Lat One Group podrá recolectar, almacenar, usar, circular, actualizar, transferir, transmitir, suprimir los datos personales, según el caso, para fines administrativos, financieros, laborales, comerciales, promocionales, informativos, de mercadeo y ventas.

A continuación, se relacionan las finalidades para las cuales Lat One Group realiza el tratamiento de los datos personales de los titulares de la información. Previo al tratamiento, se solicita la autorización al titular de los datos personales, quien debe aceptar el tratamiento de los mismos de manera explícita, expresa, voluntaria e inequívoca. Dentro de las finalidades de tratamiento se incluyen las siguientes:

a) Recabar o recolectar los datos personales e incorporarlos y almacenarlos en nuestra base de datos.
b) Ordenar, catalogar, clasificar, dividir o separar la información suministrada.
c) Utilizar los datos suministrados en campañas de comunicación, divulgación y promoción u ofertas de productos, actividades o servicios desarrollados como parte de estrategias internas de la compañía.
d) Utilizarlos para fines administrativos internos o comerciales tales como: estudios de crédito, elaboración y presentación de cotizaciones, referencias comerciales de experiencia, investigación de mercados, análisis estadísticos, realización de encuestas sobre satisfacción, ofrecimiento o reconocimiento de beneficios propios de nuestro programa de lealtad y servicio postventa.
e) Conservar registros históricos de la compañía y mantener contacto con los titulares del dato.
f) Verificar, comprobar o validar los datos suministrados.
g) Estudiar y analizar la información entregada para el seguimiento y mejoramiento de los productos, el servicio y la atención.
h) Entregar la información recolectada a terceros con los que la compañía contrate el almacenamiento y administración de los datos personales, bajo los estándares de seguridad y confidencialidad a los cuales estamos obligados.
i) Transferir los datos personales a cualquier país o servidor en otro país.
j) Comunicar y permitir el acceso a los datos personales suministrados a terceros proveedores de servicios de apoyo general y a las personas naturales o jurídicas accionistas de Latitude Marketing Solutions S.A.S.
k) Realizar procesos para la gestión del talento humano y gestión contractual que adelante la empresa.
l) Control y prevención del fraude.
m) Control y prevención de lavado de activos y financiación del terrorismo.
n) Celebración, ejecución y gestión de las propuestas de negocios y contratos objeto de los servicios prestados.
o) La información aportada por el Titular no será utilizada para actividades ilegales, además será manejada con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para garantizar al Titular que la información no será adulterada, pérdida, consultada sin permiso o en uso fraudulento.
p) Enviar comunicaciones vía correo electrónico o SMS, con fines informativos o promocionales.

6. SOBRE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES

Lat One Group en desarrollo de la Ley informa al titular de la información los derechos que le asisten:

a) Conocer, actualizar, rectificar y cuando corresponda solicitar la supresión de sus datos personales recolectados en cualquier banco de datos del responsable de tratamiento. Este proceso no debe generar ningún cargo al titular de la información.
b) Tener acceso a la información objeto de tratamiento en el momento que lo requiera.
c) Solicitar prueba de la autorización otorgada.
d) Ser informado por Lat One Group o por el encargado del tratamiento respecto del tratamiento de su información, previa solicitud remitida por el titular, sus causahabientes o representantes legales.
e) Presentar consultas y reclamos ante el responsable o encargado del tratamiento de los datos personales.
f) Presentar ante las SIC quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley.
g) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de los datos personales.
h) Acceder en forma gratuita a sus datos.

Nota. Es importante indicar que en algunos casos no será posible la eliminación de los datos de transacciones, toda vez que la empresa tiene la obligación legal de mantener un registro de transacciones de conformidad con la ley. Se puede rechazar una solicitud siempre que hacerlo socave nuestro uso legítimo de los datos para fines de lucha contra el fraude y seguridad.

7. SOBRE LOS DEBERES COMO RESPONSABLES DEL TRATAMIENTO

Lat One Group como responsable del tratamiento tendrá los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en las leyes de habeas data y en otras que rijan su actividad:

a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
b) Efectuar el tratamiento de los datos personales, solo previo consentimiento informado, expreso e inequívoco del titular.
c) No recopilar datos personales por medios fraudulentos, desleales o ilícitos.
d) No utilizar datos personales objeto de tratamiento para finalidades diferentes a las que motivaron la recolección, salvo que medie proceso de anonimización de la información.
e) Solicitar y conservar, en las condiciones de seguridad, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
f) Suprimir o completar la información objeto de tratamiento cuando se conozca el carácter de inexacto o incompleto de la misma. De igual manera suprimir los datos personales cuando hayan dejado de ser necesarios o pertinentes a la finalidad de tratamiento. En caso de no poder suprimir la información, lo hará de acuerdo con lo estipulado en las leyes de habeas data e informará al titular de su decisión.
g) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
h) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
i) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
j) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada;
k) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
l) Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado.
m) Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular;
n) Tramitar las consultas y reclamos realizadas por el titular de la información.
o) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos;
p) Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo;
q) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
r) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
s) Realizar el registro de las bases de datos personales ante el organismo competente.

8. SOBRE LOS DEBERES COMO ENCARGADO DEL TRATAMIENTO

Lat One Group como encargado del tratamiento tendrá los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en las leyes de habeas data y en otras que rijan su actividad:

a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
b) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
c) Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la presente ley.
d) Actualizar la información reportada por los responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.
e) Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares.
f) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares.
g) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por el órgano legal regulatorio correspondiente.
h) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
i) Informar al órgano legal regulatorio correspondiente cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
j) Cumplir las instrucciones y requerimientos que impartan los órganos regulatorios.

9. SOBRE LOS DATOS PERSONALES OBTENIDOS DE OTRAS EMPRESAS

Lat One Group podrá recibir datos personales, de negocios, socios o terceros en calidad de transferencia y/o trasmisión. Para estos efectos dará cumplimiento a lo descrito en las leyes de protección de datos personales correspondientes, al igual que deberán realizarlo los negocios, socios o terceros que compartan información con Lat One Group.

10. SOBRE LA TRANSFERENCIA DE DATOS PERSONALES ENTRE PAÍSES

Los servicios de Lat One Group conectan con diferentes países. Para hacerlo posible, los datos personales podrán ser transferidos o consultados por entidades internacionales.

Lat One Group en calidad de responsable y/o encargado del tratamiento de los datos protegerá los derechos de los titulares en las transferencias internacionales realizadas a terceros países, teniendo en cuenta los estándares de seguridad y el cumplimiento de las leyes sobre la transferencia de datos personales entre países para ayudar a garantizar la protección de los datos en cualquier lugar.

La responsabilidad del tratamiento de los datos personales puede variar en función del lugar donde resida el titular del dato, poniendo en conocimiento que los datos personales, incluyendo los sensibles, que actualmente o en el futuro obren en nuestras bases de datos, serán tratados y/o utilizados por: Lat One Group y/o nuestras empresas filiales y/o subsidiarias y/o aquellos terceros que, por la naturaleza de sus trabajos o funciones tengan la necesidad de tratar y/o utilizar sus datos personales exclusivamente.

Lat One Group se compromete a no realizar transferencia de datos personales de cualquier tipo con países u organismos que no proporcionen niveles de protección adecuados a no ser que exista alguna autorización expresa y clara por parte del titular de los mismos.

11. SOBRE LA PERSONA O ÁREA RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS ANTE LA CUAL EL TITULAR DE LA INFORMACIÓN PUEDE EJERCER SUS DERECHOS A CONOCER, ACTUALIZAR, RECTIFICAR Y SUPRIMIR EL DATO Y/O REVOCAR LA AUTORIZACIÓN.

Para que el titular de la información pueda ejercer sus derechos de acuerdo con el marco de leyes internacionales, que cubre la actividad de Lat One Group, se ha destinado un área de Data Privacy & Management en la empresa. Esta área será la responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos ante cualquier solicitud realizada por los titulares de la información.

12. PROCEDIMIENTO PARA ATENCIÓN DE CONSULTAS Y RECLAMOS (PQRS)

Lat One Group garantiza el derecho de consulta y reclamación de los datos personales, suministrando al titular de los datos, sus causahabientes o representantes legales, toda la información vinculada a la identificación del titular, contenida en las bases de datos de la empresa.

A continuación, se describe el procedimiento correspondiente:

Para todos los trámites de solicitud de información el titular de los datos, sus causahabientes o representantes legales, deberán presentar la siguiente información:

– Nombre completo del titular, causahabiente o representante legal.
– Domicilio o medio para comunicar la respuesta.
– Documentos que acrediten la identidad.
– Descripción clara de la solicitud.
– Documentos adicionales que apoyen la identificación de la información solicitada.

a) CONSULTAS

Los titulares de la información podrán remitir una solicitud al correo electrónico dataprivacy@latonegroup.com, para consultar su información.

Si la petición cumple con los requisitos legales y los aquí exigidos, la respuesta se enviará a la dirección suministrada por el peticionario en un lapso no mayor a diez (10) días hábiles, contados a partir de la fecha de radicación de la petición. Cuando no fuere posible atender la solicitud dentro de este término, se informará al titular, causahabiente o representante legal, los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá, la cual en ningún caso podrá superar los 5 días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

b) RECLAMOS

Cuando el titular de los datos personales, sus causahabientes o representantes legales consideren que la información debe ser objeto de corrección, actualización, supresión parcial o total, se deberá proceder de la siguiente manera:

– Presentar la solicitud al correo electrónico dataprivacy@latonegroup.com, sustentando el motivo de la reclamación y allegando la documentación que sirva de prueba.

– La respuesta a la solicitud se hará en un lapso máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente de la fecha de recibo de la misma, Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

– Lat One Group rectificará, y actualizará la información que se determine como inexacta o incompleta e informará en los términos aquí previstos.

13. SOBRE EL TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES O INFORMACIÓN DE NIÑOS, NIÑAS O ADOLESCENTES

El Tratamiento de los Datos Personales de naturaleza sensible está prohibido, salvo que se cuente con autorización expresa, previa e informada del Titular. En este caso, además de cumplir con los requisitos establecidos para la autorización, Lat One Group, informará al Titular:

– Que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su tratamiento.

– Cuáles de los datos que serán objeto de tratamiento son sensibles y la finalidad del tratamiento.

Adicionalmente, Lat One Group, tratará los datos sensibles recolectados bajo estándares de seguridad y confidencialidad correspondientes a su naturaleza. Para este fin, se han implementado medidas administrativas, técnicas y jurídicas contenidas en su Manual de Políticas y Procedimientos, de obligatorio cumplimiento para sus directivos, colaboradores empleados y, en tanto sea aplicable, a sus proveedores, compañías vinculadas y aliados comerciales.

En caso de recolectar datos personales de niños, niñas o adolescentes, Lat One Group se asegurará que exista la autorización escrita, expresa e inequívoca del tutor de este para realizar el respectivo tratamiento de la información.

14. ACEPTACIÓN DE LA POLÍTICA

El titular de los datos personales declara que ha leído y acepta la presente Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales de Lat One Group. Así mismo, los titulares de los datos personales recolectados con anterioridad a la aplicación de las leyes podrán en cualquier momento solicitar la supresión de sus datos personales y hacer ejercicio de sus derechos en los términos legales.

15. VIGENCIA Y DURACIÓN

La presente política de privacidad y tratamiento de datos personales de Lat One Group entra a partir de la fecha de su firma, y tendrá una vigencia indefinida o hasta cuando haya cambios sustanciales, los cuales serán informados a los titulares de la información.